Phần mềm quản lý công ty là gì? Cách sử dụng phần mềm quản lý hiệu quả

Share

Phần mềm quản lý công ty giúp quản trị mọi vấn đề, hoạt động của công ty đảm bảo khả năng làm việc trơn tru, hiệu quả. Cụ thể, phần mềm có đặc điểm, vai trò gì? Công ty Uniduc sẽ giúp bạn giải đáp một số thông tin trong bài viết dưới đây.

Việc ứng dụng tiến bộ công nghệ giúp việc điều hành, quản lý các phần việc của công ty, doanh nghiệp dễ dàng, hiệu quả cũng như hạn chế sai sót. Trong đó, phần mềm quản lý công ty giúp giám sát tổng thể, quản trị công việc của các phòng ban với hệ thống cơ sở dữ liệu tổng thể, thống nhất.

Tuy nhiên, phần mềm quản trị công ty – doanh nghiệp có tốt không? Vận hành thế nào? Lợi ích là gì? Để hiểu rõ những thông tin này mời bạn tham khảo một số nội dung cụ thể trong bài viết dưới đây. Uniduc xin phân tích cụ thể giúp khách hàng có thêm hiểu biết và lựa chọn ứng dụng công nghệ trong điều hành, quản trị tốt hơn.

I. Phần mềm quản lý công ty là gì?

Giải pháp phần mềm này được nghiên cứu, đưa ra thị trường với mục đích quản trị hệ thống hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Phần mềm giúp quản lý hoạt động của toàn thể phòng ban trong công ty thành một hệ thống tổng thể, cơ sở dữ liệu duy nhất.

Cụ thể, hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ được tích hợp theo một kiến trúc tổng thể. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những hoạt định, kiểm soát và ra quyết định trong việc vận hành, hoạt động.

mua-phan-mem-quan-ly-doanh-nghiep-03

Thông thường, phần mềm quản lý doanh nghiệp, công ty đáp ứng nhiều yêu cầu cụ thể. Bao gồm:

Thiết kế phân hệ riêng biệt

Từng phòng ban, bộ phận trong công ty tương ứng với phân hệ khác nhau và đảm nhận chức năng – nhiệm vụ khác nhau. Khi sử dụng phần mềm, công ty triển khai từng phân hệ riêng hay toàn bộ phần mềm theo yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

Chẳng hạn như việc báo giá mua hàng sẽ tập trung vào các chứng năng như báo giá từ nhà cung cấp, quản lý đơn hàng, tồn kho. Nhân sự sẽ có các phân hệ quản lý như quản lý hồ sơ của ứng viên, hợp đồng lao động, lương thưởng, bảo hiểm, chấm công hoặc tuyển dụng nhân sự…

Phân hệ có tính độc lập – liên kết

Phần mềm bao gồm những phân hệ khác nhau nhằm giúp người giám sát quản trị được toàn bộ hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Kế thừa thông tin giữa các phòng ban giúp đưa ra cái nhìn tổng thể tối ưu đảm bảo tính thống nhất của thông tin hạn chế việc cập nhật, xử lý dữ liệu. Đặc biệt, khi doanh nghiệp có nhu cầu luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban cũng dễ dàng, thuận tiện hơn.

Có thể phân tích quản trị

Dựa vào phần mềm, người quản trị có thể phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh dựa vào báo cáo ghi nhận doanh thu, sử dụng vốn trong quá khứ và hiện tại. Chẳng hạn như phân tích chi phí nhập kho của toàn bộ doanh nghiệp hay một công trình/ đơn hàng riêng lẻ.

Thông qua phần mềm, doanh nghiệp cũng có thể đánh giá hiệu quả công ty thông qua báo cáo tổng thể hay những phân tích chi tiết. Chẳng hạn như phân tích hiệu quả kinh doanh, cách thức sử dụng nguồn vốn, đầu tư với từng vùng miền địa lý khác nhau. Nếu như không sử dụng phần mềm, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian, công sức để xem xét tổng thể và đưa ra báo cáo hợp lý, kịp thời.

Phần mềm đảm bảo tính mở

Yếu tố này của phần mềm được đánh giá thông qua khả năng liên kết của phần mềm với những hệ thống và phần mềm khác. Cụ thể như phân hệ kế toán của phần mềm nên kết nối với Tổng Cục Thuế giúp đảm bảo chức năng kê khai thuế hay ngân hàng điện tử giúp thực hiện các giao dịch khi vận hành. Phần mềm kế toán cũng cần kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí khi làm việc, giải quyết công việc tài chính – kế toán.

Đồng thời, tính mở của phần mềm quản trị doanh nghiệp thể hiện ở khả năng kết nối dữ liệu của các nguồn khác nhau hay những cơ sở khác ở trong hệ thống. Từ đó, tạo nên một hệ thống dữ liệu thống nhất, đưa ra phân tích, báo cáo kịp thời và hợp lý.

II. Phần mềm quản lý công ty có lợi ích gì?

Giải pháp công nghệ này được thiết kế với nhiều phân hệ khác nhau, đảm bảo thực hiện từng chức năng riêng biệt cũng như giám sát toàn bộ hoạt động của công ty. Nhờ đó mà phần mềm quản trị mang đến những lợi ích thiết thực nhất. Cụ thể:

Quản lý tổng thể doanh nghiệp

Thông tin liên quan, hoạt động của toàn thể phòng ban, bộ phần trong công ty – doanh nghiệp đều được giám sát chặt chẽ. Phần mềm còn giúp phân công nhiệm vụ cũng như chỉ đạo công việc cho từng phòng ban, cá nhân. Đồng thời, theo dõi tình hình, tiến độ triển khai công việc.

mua-phan-mem-quan-ly-doanh-nghiep-04

Quản lý thông tin khách hàng

Khách hàng là vấn đề quan trọng của một doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm quản trị cho phép doanh nghiệp có thể nắm bắt đầy đủ thông tin của khách hàng bao gồm các nhóm khách cụ thể, thông tin cá nhân, thông tin công ty… Điều này giúp phục vụ các chiến lược khách hàng cụ thể.

Hỗ trợ quản lý lịch sử giao dịch của từng khách hàng. Bao gồm số lần giao dịch, giá trị của từng giao dịch, thông tin sản phẩm/ hợp đồng giao dịch. Ngoài ra, còn nắm bắt đầy đủ thông tin thanh toán, số tiền… Mọi thông tin đều được lưu trữ trên hệ thống một cách tốt nhất, thống kê đầy đủ và chi tiết giúp quản lý khách hàng, đưa ra chiến lược với từng nhóm khách hàng khác nhau.

Quản lý kho hàng

Toàn bộ thông tin về hàng hóa, danh mục, thời gian nhập – xuất, serial và hạn sử dụng của từng mặt hàng. Nhờ đó doanh nghiệp có thể nắm rõ được thông tin về mặt hàng, có những điều chỉnh phù hợp chẳng hạn khi hàng sắp hết hạn sử dụng, số lượng hàng hóa trong kho…

Vai trò này giúp từng bộ phận có thể kiểm soát được tình trạng hàng hóa, thuận tiện cho quá trình vận hành cụ thể:

  • Bộ phận kinh doanh: Nắm rõ được tình trạng hàng hóa ở trong kho và chính sách bán hàng cụ thể. Điều này giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn, theo từng cấp độ. Điều này đảm bảo nâng cao chất lượng dịch vụ và chất lượng bán hàng.
  • Bộ phận bán hàng: Thông qua tình trạng hàng hóa ở trong kho giúp kiểm soát vòng quay hàng tồn kho nhằm đưa ra những chiến lược nhập xuất hàng thích hợp với từng thời điểm kinh doanh khác nhau.
  • Bộ phận quản lý kho: Tình hình hàng hóa trong kho được cập nhật cụ thể với số lượng cụ thể. Từ đó, có thể đưa ra được so sánh giữa thực tế và lý thuyết nhằm hạn chế tình trạng thất thoát và nâng cao chất lượng quản lý.

Quản lý công nợ thu chi

Phần mềm quản lý công ty cho phép quản trị chi tiết công nợ/ thu chi với từng đối tác, khách hàng với các loại mặt hàng, chi phí cụ thể. Mọi thông tin công nợ đều được cập nhật, đưa ra thông báo theo thời gian thực.

Đồng thời giúp cảnh báo đến ngày đáo nợ, quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp. Phần mềm cũng giúp cập nhật, điều chỉnh lại công nợ khi phát sinh trả lại hàng hóa. Những thông tin này đều được doanh nghiệp cập nhật đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả nhất.

Quản lý nhân sự công ty

Cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp được tập trung, việc giám sát việc làm, nhân sự các phòng ban có tính thống nhật và được cập nhật liên tục, tự động. Điều này cho phép nhà quản lý có thể quản lý thông tin nhân viên, theo dõi tiến độ – năng lực của nhân viên. Từ đó đưa ra những quyết định khen thưởng, tăng giảm lương phù hợp và chính xác nhất.

Phần mềm còn giúp phân công công việc cho từng phòng ban, từng cá nhân cũng như giám sát tiến độ từng công việc đó. Công đoạn quản lý trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian và mang đến hiệu quả công việc tuyệt đối.

Ngoài ra, phần mềm còn được tích hợp thêm tính năng chấm công, tự động tính lương, xuất bảng lương cho từng nhân viên dựa trên cơ sở chấm công hàng ngày. Điều đó giúp tiết kiệm công việc, hạn chế sai sót có thể xảy ra.

Lợi ích trong việc quản lý doanh nghiệp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp cho phép người quản lý có thể import/ export dữ liệu nhanh chóng, kịp thời. Những bảng biểu đều rất đa dạng, hỗ trợ đưa ra báo cáo, lên văn bản hợp đồng và phân tích dữ liệu hoàn toàn tự động.

Việc phân công và giám sát tiến độ công việc đều được quản lý chặt chẽ. Người quản lý có thể quan trị tập trung công việc song vẫn đảm bảo tính tính bảo mật của các thông tin. Vì thế doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi sử dụng. Khi sử dụng, chỉ cần thiết kế kết nối internet, mọi công việc đều ở trong tầm tay giúp việc quản trị thêm chính xác và kịp thời nhất.

III. Phân hệ chính của phần mềm quản lý công ty

Trong một phần mềm, chúng thường được xây dựng thành hệ thống các phân hệ khác nhau, trong đó, mỗi phân hệ sẽ thực hiện chức năng, nhiệm vụ riêng biệt. Trong đó, phải kể đến một số phân hệ chính như:

Quản lý tài chính

Việc sử dụng phần mềm quản trị có thể giúp công ty quản lý tài chính doanh nghiệp theo hai phương diện bao gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Trong đó, kế toán tài chính bao gồm kế toán kho, công nợ, báo cáo thuế, báo cáo tài chính, quyết toán thuế… Còn kế toán quản trị bao gồm việc tổng hợp, đưa ra những báo cáo tài chính và phi tài chính liên quan đến doanh nghiệp thông qua việc phân tích, đo lường và xử lý… Điều này giúp đưa đến cho công ty những phương án tốt nhất đem đến hiệu quả cao.

Quản lý thông tin cung ứng, mua hàng

Những thông tin liên quan đến hoạt động mua hàng, kế hoạch bán hàng, chi tiết từng sản phẩm tình trạng thanh toán, giao hàng, tồn kho… Tất cả đều được báo cáo chi tiết, tổng quan để người quản trị nắm bắt được. Thông tin này đều nằm trong phân hệ kho – kế toán, kết hợp với các bộ phận giúp việc bán hàng được tiến hành nhanh chóng, tốt hơn.

Quản lý thông tin phân phối và bán hàng

Cung cấp và quản lý thông tin chi tiết về sản phẩm, báo cáo giá thành tự động dựa trên các thành phần chi phí tạo nên sản phẩm cuối cùng. Ngoài ra, phần mềm còn quản lý hoạt động giao hàng, bảo hành và tình trạng thanh toán của khách hàng.

Hỗ trợ kết hợp với các thiết bị phần cứng khác như in mã vạch, máy đọc với việc ứng dụng công nghệ hiện đại bậc nhất trên thị trường. Phần mềm quản lý công ty còn liên kết với các phân hệ với nhau giúp công việc diễn ra trơn tru, hiệu quả và tránh bị sai sót.

Quản lý khách hàng và nhà cung cấp

Mọi thông tin liên quan đến khách hàng, đối tác đều được quản lý chi tiết. Người quản lý dễ dàng thấy được báo cáo về công nợ, hợp đồng, đơn giản tiện cho việc đáo nợ hay chăm sóc khách hàng sau đó. Những số liệu này cũng giúp hoạt động bán hàng tiến hành hiệu quả, phục vụ đúng đối tượng khách hàng mục tiêu cũng như đưa ra được chiến lược marketing thích hợp nhất.

Quản lý hàng tồn kho hàng hóa

Tình trạng xuất nhập hàng hóa cũng được lưu trữ trong một phân hệ cụ thể. Đối với những doanh nghiệp thường xuyên phải xuất nhập hàng cho nhiều đối tác, phần mềm là lựa chọn hữu dụng để tránh sai sót khi tiến hành công việc xuất – nhập kho thủ công. Quản lý dễ dàng đối chiếu giữa thông số thật và số liệu trên phần mềm, hạn chế việc nhầm lẫn, mất mát.

Quản lý tài sản, công cụ

Ngoài thông tin về tài chính, vốn, phần mềm quản trị doanh nghiệp còn giúp quản lý các loại tài sản khác nhau cho doanh nghiệp. Việc thêm tài sản, nhập giao dịch hay những phương pháp khấu hao đều được tiến hành tự động mang đến tiện ích thực sự cho doanh nghiệp.

Quản lý nhân sự và công việc

Sử dụng phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý nhân sự qua phòng ban, thông tin nhân viên chi tiết, năng lực và tiến độ xử lý công việc của nhân viên… Phần mềm còn kết hợp với các bộ phận khác để tính toán lương, thưởng, đưa ra báo cáo công việc cụ thể để quản lý dễ dàng nắm bắt và đánh giá.

Điều đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm trong hoạt động của doanh nghiệp. Dựa vào những số liệu thực tế phần mềm sẽ đưa ra báo cáo cho từng phân hệ và báo cáo tổng quan để đánh giá cụ thể về hiệu quả, lợi nhuận của doanh nghiệp. Nhờ đó mà công tác quản lý, vận hành dễ dàng hơn. Mọi thông tin này đều được báo cáo ngay, giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng trong việc đưa ra các hoạch định – chiến lược phát triển kịp thời.

IV. Phần mềm quản lý công ty Uniduc tốt không?

Công ty Uniduc với đội ngũ chuyên gia hàng đầu chuyên nghiên cứu, phát triển và cung cấp các giải pháp công nghệ hiện đại cho doanh nghiệp. Thời gian qua, hệ thống phần mềm quản trị được Uniduc cung cấp đều được đánh giá cao bởi khả năng làm việc, dễ dàng sử dụng và phù hợp với nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau.

Phần mềm quản trị công ty Uniduc là hệ thống tổ hợp những ứng dụng khác nhau nhằm giúp cho nhà quản lý có thể giám sát, nắm bắt được tất cả thông tin về hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin này đưa ra cách nhìn tổng quan và chi tiết dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất.

Nhờ đó, có thể giúp cho hoạt động của doanh nghiệp đi vào hệ thống nhất định cũng như giúp cho việc quản lý và cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác, hạn chế sai sót.

Ưu điểm nổi bật của giải pháp Uniduc:

  • Hỗ trợ quản lý dữ liệu cho công ty – doanh nghiệp một cách hiệu quả.
  • Công cụ đắc lực giúp nhà quản lý có thể giám sát, hệ thống chính xác và đầy đủ hoạt động của doanh nghiệp.
  • Bao quát hết toàn bộ tình hình hoạt động của doanh nghiệp, báo cáo chi tiết từng phòng ban, bộ phận và nhân sự.

Hiện nay, giải pháp phần mềm quản trị dành cho doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến, được ưa chuộng sử dụng bởi lợi ích chúng mang đến. Hiện nay thị trường có nhiều đơn vị cùng nghiên cứu và phân phối phần mềm quản trị giúp đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp tuy nhiên giải pháp ứng dụng mà Uniduc đưa ra vẫn được đánh giá cao. Sự tiện dụng, dễ dàng lựa chọn, tính năng hoàn hảo cùng khả năng bảo mật cao mang đến cho doanh nghiệp trải nghiệm tuyệt vời.

V. Lưu ý khi mua phần mềm quản lý công ty

Quý khách hàng đang có nhu cầu cập nhật, lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp nhưng còn băn khoăn về tính phù hợp của chúng? Nên tham khảo một số gợi ý dưới đây để có được lựa chọn tốt nhất dành cho mình.

Tính tức thời của phần mềm

Việc quản lý doanh nghiệp dựa trên số liệu thực tế với những thông tin từ bộ phân nhập vào. Nhưng nhân viên nhập liệu không đơn giản chỉ là người đưa số liệu vào trong phần mềm.

Công việc này cần được tiến hành chính xác, thường xuyên, liên tục. Mọi thông tin về hàng hóa, khách hàng phải cập nhật để các bộ phận có thể nắm bắt được. Nếu như không được tiến hành đúng lúc, kịp thời rất có thể mất đi cơ hội bán hàng, ảnh hưởng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Con người là then chốt

Trên thực tế, phần mềm ứng dụng công nghệ hiện đại nhưng con người lại không muốn thay đổi để thích ứng. Điều này khiến các công ty – doanh nghiệp thất bại trong khâu tích hợp và ứng dụng thực tiễn dự án của công ty.

Vì thế, đội ngũ nhân viên của công ty cần phải thay đổi để sử dụng tốt phần mềm. Lợi ích của giải pháp công nghệ này không thể bàn cãi nhưng nếu chỉ cài đặt mà bản thân doanh nghiệp không chịu thay đổi cách thức vận hành chỉ khiến cho doanh nghiệp tốn kém thêm các chi phí duy trì phần mềm.

Với những thông tin này hy vọng có thể giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý công ty cũng như nắm được cách thức lựa chọn và sử dụng tốt nhất. Để ứng dụng được tiến bộ công nghệ trong điều hành, giám sát sản xuất bản thân các doanh nghiệp cũng cập nhật thông tin, đổi mới và tự hoàn thiện để có được hiệu quả tốt nhất. Nếu như cần tư vấn nhiều hơn về các hệ thống phần mềm quản trị hãy liên hệ ngay với Công ty Uniduc để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhất.

UNIDUC – KIẾN TẠO NHÀ MÁY SẢN XUẤT TỰ ĐỘNG

About Author

https://maysanxuattudong.com/

Nguyễn Đức là quản trị viên của website maysanxuattudong.com. Nguyễn Đức cũng là founder của công ty Uniduc JSC.

Zalo Chat
Gọi Điện Thoại